Okres przechowywania dokumentów

Każda firma gromadzi dokumenty, które – w chwili dezaktualizacji – muszą zostać odpowiednio zniszczone czy też zutylizowane. Ile wynosi obligatoryjny okres przechowywania dokumentów i kiedy można się ich pozbyć?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – jak liczyć?

Dokumenty gromadzone w przedsiębiorstwach (w tym dokumenty inwentaryzacyjne, akta pracownicze, listy płac) muszą zostać przechowane przez jakiś czas. Wielu osobom wydaje się, że ustalenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (jak listy płac, karty wynagrodzeń, akta osobowe) to trudne zadanie. Zapewniamy jednak, że wcale tak nie jest. Najogólniej mówiąc, pracodawca powinien przechowywać akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (czyli dnia zakończenia pracy). Jest to znacząca różnica, jaką zawdzięczamy zmianie niektórych ustaw, gdyż przed 2019 rokiem było to aż 40 lat dłużej! Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt pracowniczych zależy zatem od roku, w jakim zatrudnialiśmy danego pracownika, czyli płatnika składek.

Przechowywanie dokumentów księgowych – ile czasu?

Okres przechowywania dokumentów księgowych oraz pozostałych dowodów księgowych wynosi 50 lub 10 lat lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (czyli momentu ustania stosunku pracy). Taki sam termin powinien być zachowany dla przechowywania akt osobowych pracownika. Wspominany 10-letni okres przechowywania dokumentów i akt osobowych obejmie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych. Jeżeli pracodawca dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania dokumentów, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny a były pracownik otrzyma informację o skróceniu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.

Okres przechowywania dokumentacji – rodzaje dokumentów firmowych i dokumenty związane z pracownikami

Warto wiedzieć, że dąży się do tego, aby okres przechowywania dokumentacji był jak najkrótszy – wówczas archiwum firmy nie rozrasta się do ogromnych rozmiarów i dużo łatwiej się po nim poruszać. Należy wyróżnić także typy dokumentów księgowych i pracowniczych, bo to od ich rodzaju zależy, ile muszą być przechowywane.

Okres przechowywania dokumentów firmowych

Ordynacja Podatkowa oraz ustawa o rachunkowości zobowiązują do przechowywania dokumentów przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą. Wobec tego np. deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe oraz dowody księgowe (umowy, rachunki, faktury, ale też przelewy czy umowy darowizny) muszą być przez ten czas przechowywane.

• W przypadku ksiąg rachunkowych czas przechowywania wynosi minimum 5 lat, podobnie jak w przypadku dokumentów inwentaryzacyjnych. W 2019 roku zniesiony został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań. Większość dowodów księgowych należy natomiast przechowywać przez okres 5 lat, liczony jednak od końca roku, którego dotyczą.
• Inną grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jego brzmieniem, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Ta zasada dotyczy także sprawozdań za lata obrachunkowe rozpoczynające się przed 1.1.2019 r. Wyjątkiem w kwestii terminów archiwizacji dokumentów księgowych są dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną. Należy je zgodnie z ustawą przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok obrotowy. Niektóre ze źródeł podają jednak, że sprawozdania finansowe powinny być przechowywane trwale (nawet po zakończeniu działalności organizacji) i nie powinny być niszczone.
• Nie wszyscy pamiętają też o tym, że obowiązkowej archiwizacji podlegają dokumenty dotyczące przyjętej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązek ten trwa przez 5 lat od czasu upływu ich ważności.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, po zmianie przepisów od 2019 roku, co do zasady ma wynosić 10 lat.
• Dokumentacja związana z opłacaniem składek (np. zdrowotnych, chorobowych, wypadkowych) i podatków powinna być przechowywana przez okres 5 lat (co do zasady licząc od końca roku kalendarzowego, w którym składki powinny zostać opłacone). Termin ten wynika zarówno z Ordynacji podatkowej (ze względu na okres po jakim przedawniają się roszczenia podatkowe), ustawy o księgach rachunkowych (są to dowody księgowe) oraz z ustawy o Systemie ubezpieczeń społecznych (określa termin przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne)
• Jeśli chodzi o okres przechowywania kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – należy mieć je przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Okres przechowywania dokumentów mija – co dalej?

Jak zatem widać, prawo reguluje dość dokładnie czas, w którym pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń pracowników czy pozostawać w posiadaniu innych dokumentów księgowych (np. ksiąg podatkowych czy rachunkowych). Wiadomo, że coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, jednak również i taka podlega konieczności utylizacji. Innymi słowy, gdy mija okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (danego płatnika składek) czy dokumentów firmowych, należy zadbać o ich prawidłową utylizację. Dokumenty związane z pracownikami czy funkcjonowaniem organizacji należy zniszczyć tak, aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Oznacza to, że nie można po prostu ich wyrzucić. W związku z obowiązywaniem ustawy o ochronie danych osobowych (RODO), zadanie niszczenia dokumentów firmowych warto zlecić profesjonalistom – zyskujemy wówczas pewność, że zostaną one zutylizowane w oparciu o przepisy prawa, a my zyskujemy dokumenty potwierdzające fakt profesjonalnego zniszczenia dokumentów.

Chcecie poznać szczegóły? Zachęcamy do kontaktu mailowego, telefonicznego albo przez formularz kontaktowy.