SAWO Recykling > Usługi > Niszczenie, archiwizacja, przechowywanie dokumentów niejawnych

Niszczenie, archiwizacja, przechowywanie dokumentów niejawnych

Czym są dokumenty niejawne?

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego podaje, że informacje niejawne to te, do których dostęp możliwy jest tylko w wypadku spełnienia określonych warunków. Ustawa z dnia 5. sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych nie zawiera już podziału na tajemnicę państwową i tajemnicę służbową, jednocześnie zaś pozostawia oznaczenie klauzul tajności w następującym charakterze: „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne”, „zastrzeżone”. Ujawnienie takich dokumentów mogłoby wyrządzić szkodę interesom kraju, interesom publicznym lub złamać prawo względem obywateli.

Aby zapewnić właściwą ochronę dokumentom niejawnym, trzeba trzymać się kilku podstawowych zasad, których przestrzeganie obowiązuje wszystkich adresatów ustawy o ochronie informacji niejawnych. Zgodnie z nią:

  • dokumenty niejawne udostępnia się tylko osobie uprawnionej, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do określonej klauzuli tajności,
  • dokumenty niejawne przetwarza się w odpowiednich warunkach, tzn. w takich warunkach, które uniemożliwiają ich nieuprawnione ujawnienie (zagadnienie „przetwarzania” obejmuje również niszczenie dokumentów niejawnych),
  • dokumenty niejawne zabezpiecza się odpowiednio do nadanej klauzuli tajności, stosując środki bezpieczeństwa określone w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Przechowywanie dokumentów niejawnych

Dokumenty niejawne, które zalicza się do tajemnic państwowych, objęte są ochroną, którą określa ustawa przez okres 50. lat od momentu ich wytworzenia. W przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne” przechowywanie wynosi 5 lat od daty ich wytworzenia. Klauzula „zastrzeżone” oznacza, że dokumenty przechowujemy przez 2 lata od daty ich wytworzenia.

Właściwe, zgodne z prawem przechowywanie dokumentów niejawnych wymaga odpowiedniego miejsca, czyli specjalnych szaf. Nie chodzi o meble zamykane na klucz, ale o takie, które posiadają specjalne certyfikaty antywłamaniowe, do których dostęp (klucz czy szyfr) będą miały wyłącznie osoby posiadające uprawnienia lub instytucje, które od takich osób otrzymały upoważnienie. Przechowywanie dokumentów niejawnych wiąże się również z zachowaniem właściwego porządku, dbałością o to, by dokumenty były odpowiednio poukładane, co zapewni osobie uprawnionej szybki i przejrzysty dostęp do danej informacji. Uprawnienia do administrowania i przechowywania dokumentów niejawnych mają tylko najlepsze archiwa w kraju. Jeśli osoby lub instytucje nie są w stanie zapewnić właściwej ochrony dokumentom niejawnym, mogą skorzystać z takich archiwów zyskując jednocześnie pewność, że wezmą one za nie pełną odpowiedzialność.

Archiwizacja dokumentów niejawnych

Archiwizacja dokumentów niejawnych dotyczy zarówno dokumentacji, która powstała w państwowych czy samorządowych jednostkach organizacyjnych, jak również w prywatnych firmach. Różnica jest taka, że prywatne firmy nie są objęte nadzorem archiwum państwowego, a przetwarzane przez nie dane tak samo jak w przypadku pierwszych podlegają odpowiednim okresom przechowywania. Przepisy o archiwizowaniu dokumentów niejawnych obowiązują wszystkie przedsiębiorstwa – państwowe i niepaństwowe.

Zasady archiwizowania dokumentów niejawnych regulują odpowiednie przepisy. Są nimi:

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 83 z 1983 r., poz. 173, z późn. zm.) – ostatnia nowela – Dz.U. 2015 poz. 566 – Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743).

Archiwizacja dokumentów niejawnych wiąże się z nadaniem każdemu dokumentowi odpowiedniej kategorii. Klasyfikacja taka wyróżnia m.in.:

  • przyporządkowanie dokumentacji kategorii „A” (dokumentacja archiwalna) lub „B” (dokumentacja niearchiwalna),
  • oznaczenie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej odpowiednimi symbolami klasyfikacyjnymi według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Dokumentacja oznaczona kategorią „B”, do której dodano liczbę arabską oznacza, że jest to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Liczba oznacza zaś okres minimalnego przechowywania dokumentacji niejawnej. Liczy się to w pełnych latach kalendarzowych.

Niszczenie dokumentów niejawnych

Ostatnim etapem, gdy minął okres archiwizowania, jest niszczenie dokumentów niejawnych. Proces niszczenia dokumentów niejawnych jest równie ważny i wymagający dbałości o najmniejszy szczegół jak przechowywanie i archiwizacja. Niszczenie dokumentów niejawnych zakłada bowiem wdrożenie odpowiednich procedur, tak aby informacje niejawne nie trafiły w niepowołane ręce. Nieodpowiedzialne postępowanie, które doprowadziłoby do upublicznienia danych, niesie za sobą poważne konsekwencje prawne.

Warto prześledzić, z czym wiąże się właściwe niszczenie dokumentów niejawnych. Pierwszą i zasadniczą sprawą jest bowiem znajomość prawa, które obejmuje zagadnienie niszczenia dokumentów niejawnych. Wśród przepisów, do których należy się zastosować jest na pewno unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, które weszło w życie w 2018 roku, a także dwie międzynarodowe normy – ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399.

Niszczenie dokumentów niejawnych zgodnie z normami ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399

Obowiązujące przepisy wyraźnie mówią, że dokumenty muszą zostać zniszczone w taki sposób, aby nie dało się ich odzyskać. Doprecyzowują to dwie międzynarodowe normy ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399.

Pierwsza uwzględnia rodzaj nośnika, na którym zapisano dane i ujednolica cały proces niszczenia dokumentów niejawnych. Norma ISO/IEC 21964 dzieli proces niszczenia dokumentów niejawnych na trzy części – pierwsza zawiera zasady niszczenia nośników informacji, druga wymagania dotyczące urządzeń, za pomocą których niszczy się dokumenty niejawne, a trzecia część to wytyczne do samego procesu niszczenia dokumentów niejawnych. Bardzo istotne jest to, że norma ISO/IEC 21964 dokładnie określa rozmiar, jaki muszą mieć ścinki dokumentów względem stopnia tajności, który posiadają.

Norma DIN 66399 mówi o klasach tajności niszczenia dokumentów niejawnych.

Komu zlecić niszczenie dokumentów niejawnych?

Niszczenie dokumentów niejawnych możemy zlecić profesjonalnej firmie zewnętrznej albo zrobić to samemu. Wszystko zależy od tego, jak wiele materiałów zgromadziliśmy i czy potrafimy zadbać o procedury prawne. Niszczenie dokumentów niejawnych ściśle wiąże się bowiem z zagadnieniem bezpieczeństwa informacji.

Jak wygląda procedura niszczenia dokumentów niejawnych?

Po upływie określonego czasu archiwizacji, musi zostać przeprowadzony proces niszczenia dokumentów niejawnych. Kluczowe podczas całego procesu są tutaj znajomość prawa i przestrzeganie go. Profesjonalna firma zewnętrzna, której zostało zlecone niszczenie dokumentów niejawnych działa w określony sposób. Ustala datę i godzinę odbioru dokumentów, wysyła odpowiednio przeszkolonych pracowników, którzy następnie pakują materiały do pojemników z zabezpieczeniami. Sporządza się szczegółowy protokół odbioru. Kolejnym etapem jest transport specjalnym pojazdem do miejsca, w którym następuje niszczenie dokumentów niejawnych według ściśle określonych zasad. Końcowym etapem jest wystawienie dokumentu potwierdzającego procedurę niszczenia dokumentów niejawnych.

Masz zbędne dokumenty do zniszczenia?

Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!