Niszczenie dokumentów firmowych jest ostatnim etapem w zarządzaniu dokumentacją w odpowiedzialnym przedsiębiorstwie czy organizacji. Dlaczego warto i należy zadbać o niszczenie dokumentów firmowych zgodnie z prawem i z zachowaniem wysokich standardów?
Powołując się na przepisy prawa, utylizacja dokumentów firmowych oraz finansowych traktowana jest jako jeden ze sposobów przetwarzania danych. Oznacza to, że niszczenie dokumentów firmowych musi być przeprowadzone tak, aby dane poufne, czyli dane wrażliwe, które można odczytać, pozostały bezpieczne również w sytuacji, gdy nie są już potrzebne, a firma chce się ich pozbyć. Innymi słowy dane muszą być nieodzyskiwalne, co oznacza, że nie da się ich w żaden sposób odtworzyć. Treść RODO (czyli rozporządzenia o ochronie danych osobowych) mówi, że niszczenie dokumentów firmowych jest obowiązkiem:
Przepisy nie wskazują jednoznacznie tego, w jaki sposób utylizacja dokumentów firmowych, czy urzędowych powinna zostać przeprowadzona. I choć nie ma obowiązku używania do tego celu profesjonalnych niszczarek czy korzystania z usług firm zewnętrznych, warto wiedzieć, że na każdym etapie, czyli od przekazania dokumentacji do jej utylizacji na podmiotach nałożony jest obowiązek zagwarantowania pełnej ochrony danych.
Równie istotna jest selekcja dokumentacji, która trafić ma do zniszczenia – przyjęło się, że niszczenie dokumentów firmowych dotyczy jedynie tych nieaktualnych. Należy jednak w tym miejscu zaznaczyć, że obowiązuje również ustawowy okres przechowywania dokumentów, który może różnić się adekwatnie do ich rodzaju – jako przykład można powołać się na obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej przez 22 lata, zaś księgi rachunkowe należy trzymać przez 5 lat.
Ponadto, utylizacja dokumentów firmowych tyczy się nie tylko tego, co na papierze. Wraz z rozwojem technologii, niemal każde przedsiębiorstwo czy organizacja prowadzi archiwizację i przechowuje dane na różnego rodzaju nośnikach, wśród których wymienić można choćby płyty CD, DVD, dyski twarde, czy dyski zewnętrzne itp. W myśl zapisów RODO należy bezpiecznie niszczyć również dane, które przechowywanych są w instytucji także i w taki sposób.
Powiedzieliśmy już, że obowiązujące prawo nie mówi o tym, w jaki konkretny sposób powinniśmy niszczyć dokumenty. W związku z tym, niszczenie dokumentów firmowych może zostać wykonane samodzielnie w biurze, oczywiście jeśli dysponujemy odpowiednim sprzętem, ilością czasu oraz chęciami – wszak trzeba wiedzieć, że proces ten może zająć nawet kilka dni. Prawo nie narzuca również rozmiaru pozostałych po utylizacji ścinków, które otrzymujemy na skutek pracy niszczarki. Należy jednak zniszczyć dokumenty tak, aby odzyskanie zawartych w nich informacji albo danych było niemożliwe.
W zadaniu tym na pewno pomogą profesjonaliści, którzy prowadzą proces niszczenia dokumentów z zachowaniem wszelkich norm. Poza tym, oferują oni kompleksowe usługi – nie tylko odbioru dokumentów i ich niszczenia, ale często także i archiwizacji oraz przechowywania. Warto zdecydować się na usługi profesjonalnej firmy także wtedy, gdy do zniszczenia mamy dokumenty zapisane na innych nośnikach – jak dyski czy płyty: wówczas wykonawca usługi odbierze z przedsiębiorstwa dokumenty we wskazanym miejscu i czasie.
Oczywiście, w momencie wyboru profesjonalnej firmy, do której zadań należy utylizacja dokumentów firmowych, można mieć pewne wątpliwości – przekazujemy przecież ważne dokument z danymi wrażliwymi osobom zewnętrznym, a to może budzić pewien niepokój. Trzeba jednak wiedzieć, że przedsiębiorstwa specjalizujące się w utylizacji dokumentów bardzo rzetelnie podchodzą do tego zadania i na każdym etapie dokładają wszelkich starań, żeby zachować poufność informacji. Do dyspozycji mają zwykle zaawansowaną infrastrukturę.
Bezpieczne niszczenie dokumentów, aby było w pełni zgodne z RODO, powinno obejmować:
Aby wszystkie te etapy niszczenia dokumentów firmowych przebiegały sprawnie, należy wypracować i stosować konkretne procedury. Ich przestrzeganie to gwarancja, że proces rzeczywiście odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Jako SAWO Recykling oferujemy wsparcie na każdym etapie procesu niszczenia dokumentów firmowych. Gwarantujemy 100% bezpieczeństwo danych wrażliwych i wydajemy certyfikat potwierdzający fakt zniszczenia dokumentów. Pracujemy w oparciu o najwyższe standardy bezpieczeństwa, o czym świadczą m.in.:
Zapewniamy utylizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego oraz normami UE – utylizujemy makulaturę biznesową w sposób przyjazny dla środowiska, a ponadto oferujemy transport dokumentacji oraz kompleksowe wsparcie logistyczne, obejmujące:
Wyposażamy również biura w dedykowane pojemniki, do których pracownicy mogą wrzucać zbędną już dokumentację, nie tracąc przy tym czasu na obsługę niszczarek nieprzystosowanych do utylizacji dużej ilości papierowych dokumentów firmowych. Poradzimy sobie także z innymi nośnikami. Wybierz bezpieczne i skuteczne niszczenie dokumentów firmowych. Zachęcamy do kontaktu!
Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!
