Zatrudnianie nowych pracowników, prowadzenie szkoleń i archiwizowanie dokumentów to tylko część obowiązków, które musi wykonać każdy przedsiębiorca. Okazuje się, że jednym z najważniejszych zadań pracodawcy jest niszczenie dokumentów księgowych. Kiedy należy dokonać zniszczenia dokumentów księgowych i w jaki sposób należy to robić?
Przede wszystkim, należy wiedzieć, że przechowywanie dokumentów przez długi czas (np. przez 20 lat) zajmuje sporo miejsca w archiwum. Zdarza się także, że rzadko wracamy do dokumentacji sprzed ponad dekady. Należy jednak podkreślić, że w myśl ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.), przedsiębiorstwa i instytucje są zobowiązane do ochrony, przechowywania, ale również i usuwania informacji (czyli niszczenia dokumentów księgowych i innych). Oznacza to, że dane zawarte w dokumentach muszą pozostać bezpieczne w każdym momencie, a za nieprzestrzeganie zasad czy niedopełnienie obowiązków w tym zakresie mogą zostać nałożone kary.
Zanim podejmiemy działanie mające na celu niszczenie dokumentów księgowych, musimy wiedzieć, które z nich uległy przedawnieniu. Warto wówczas sprawdzić, czy w prawie – odnośnie terminu przechowywania danych – nie zaszły żadne znaczące zmiany. W 2019 roku pojawiło się nowe rozporządzenie, mówiące o czasie przechowywania rocznych sprawozdań finansowych – okres ten został skrócony i wynosi obecnie 5 lat. Ponadto, również przez minimum 5 lat należy przechowywać inne dokumenty księgowe, np.:
Od tego okresu czasu istnieją jednak wyjątki i są nimi materiały dotyczące rękojmi i reklamacji (należy przechowywać je przez 12 miesięcy), a także dowody księgowe, dotyczące zysków ze sprzedaży detalicznej (należy przechowywać je do momentu podsumowania sprawozdania finansowego w roku obrotowym). Trzeba też mieć na względzie procedury składowania dokumentów, wiedząc, od kiedy liczy się czas – np. od momentu złożenia zeznania podatkowego, a nie od roku, za które zostało złożone.
Proces niszczenia dokumentów księgowych zależy od ich ilości i rodzaju nośników, na jakich zostały zapisane. Pamiętajmy bowiem, że wraz z rozwojem technologicznym, dokumenty księgowe przyjmują formę nie tylko papierową, w postaci akt czy sprawozdań, ale są składowane na różnych nośnikach – płytach, czy też dyskach zewnętrznych. W celu utylizacji dokumentów księgowych szczególnie ważne jest zadbanie o wrażliwe informacje w nich zawarte – znajdziemy wśród nich dane personalne zatrudnionych, umowy o pracę czy kwoty wynagrodzeń pracowników. Z tego względu korporacje decydują się na powierzenie procesu utylizacji dokumentów księgowych profesjonalnej firmie, która wykona go rzetelnie, z użyciem dedykowanego sprzętu. Często decyzja taka podyktowana jest już samą ilością dokumentów, których zniszczenie, np. przy użyciu sprzętu biurowego, zajęłoby mnóstwo czasu – zwłaszcza jeśli do zniszczenia są setki segregatorów. Warto wskazać, że utylizacja dokumentów księgowych innych nośników danych może być po prostu kłopotliwa, a niekiedy i niemożliwa do skutecznego przeprowadzenia. Niektóre firmy, w których obrót dokumentami jest bardzo duży, od początku podejmują współpracę z konkretną firmą, która dostarcza pojemniki do przechowywania niepotrzebnych dokumentów w przedsiębiorstwie czy organizacji, a następnie po zabezpieczeniu przewozi do miejsca, w którym odbędzie się niszczenie dokumentów księgowych.
Daje się wskazać ogólny schemat związany z procedurą niszczenia dokumentów księgowych. W SAWO recykling kolejne etapy obejmują:
Jako potwierdzenie niszczenia dokumentów klienci otrzymują protokół. Druk zawiera informacje takie jak:
Na życzenie możemy dostarczyć wideo ilustrujące proces utylizacji dokumentacji księgowych.
Powierzenie obowiązku niszczenia dokumentów księgowych profesjonalnej firmie pozwala na zaoszczędzenie czasu, ale daje też gwarancję przeprowadzenia procedury w oparciu o najwyższe standardy i przepisy prawa (np. RODO). Warto również wiedzieć, że makulatura odzyskana z procesu utylizacji dokumentów księgowych często zostaje ponownie wykorzystana w procesie recyklingu i może posłużyć, np. do produkcji papieru. Warto przez złożeniem zlecenia dotyczącego niszczenia dokumentów księgowych sprawdzić rzetelność danego wykonawcy, a także ustalić z nim wszelkie szczegóły. W SAWO Recykling chętnie odpowiemy na wszystkie pytania – zapraszamy do kontaktu.
Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!
