SAWO Recykling > Usługi > Niszczenie dokumentów księgowych

Niszczenie dokumentów księgowych

Zatrudnianie nowych pracowników, prowadzenie szkoleń i archiwizowanie dokumentów to tylko część obowiązków, które musi wykonać każdy przedsiębiorca. Okazuje się, że jednym z najważniejszych zadań pracodawcy jest niszczenie dokumentów księgowych. Kiedy należy dokonać zniszczenia dokumentów księgowych i w jaki sposób należy to robić?

Niszczenie dokumentów księgowych: dlaczego trzeba zadbać o właściwe niszczenie dokumentów księgowych?

Przede wszystkim, należy wiedzieć, że przechowywanie dokumentów przez długi czas (np. przez 20 lat) zajmuje sporo miejsca w archiwum. Zdarza się także, że rzadko wracamy do dokumentacji sprzed ponad dekady. Należy jednak podkreślić, że w myśl ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.), przedsiębiorstwa i instytucje są zobowiązane do ochrony, przechowywania, ale również i usuwania informacji (czyli niszczenia dokumentów księgowych i innych). Oznacza to, że dane zawarte w dokumentach muszą pozostać bezpieczne w każdym momencie, a za nieprzestrzeganie zasad czy niedopełnienie obowiązków w tym zakresie mogą zostać nałożone kary.

Okres przechowywania – kiedy możliwe jest niszczenie dokumentów księgowych?

Zanim podejmiemy działanie mające na celu niszczenie dokumentów księgowych, musimy wiedzieć, które z nich uległy przedawnieniu. Warto wówczas sprawdzić, czy w prawie – odnośnie terminu przechowywania danych – nie zaszły żadne znaczące zmiany. W 2019 roku pojawiło się nowe rozporządzenie, mówiące o czasie przechowywania rocznych sprawozdań finansowych – okres ten został skrócony i wynosi obecnie 5 lat. Ponadto, również przez minimum 5 lat należy przechowywać inne dokumenty księgowe, np.:

  • księgi rachunkowe,
  • dane nt. wynagrodzeń pracowników,
  • dokumentacje nt. przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości,
  • dokumentacje związane z inwentaryzacjami.

Od tego okresu czasu istnieją jednak wyjątki i są nimi materiały dotyczące rękojmi i reklamacji (należy przechowywać je przez 12 miesięcy), a także dowody księgowe, dotyczące zysków ze sprzedaży detalicznej (należy przechowywać je do momentu podsumowania sprawozdania finansowego w roku obrotowym). Trzeba też mieć na względzie procedury składowania dokumentów, wiedząc, od kiedy liczy się czas – np. od momentu złożenia zeznania podatkowego, a nie od roku, za które zostało złożone.

Niszczenie dokumentów księgowych - wytyczne i zasady

Proces niszczenia dokumentów księgowych zależy od ich ilości i rodzaju nośników, na jakich zostały zapisane. Pamiętajmy bowiem, że wraz z rozwojem technologicznym, dokumenty księgowe przyjmują formę nie tylko papierową, w postaci akt czy sprawozdań, ale są składowane na różnych nośnikach – płytach, czy też dyskach zewnętrznych. W celu utylizacji dokumentów księgowych szczególnie ważne jest zadbanie o wrażliwe informacje w nich zawarte – znajdziemy wśród nich dane personalne zatrudnionych, umowy o pracę czy kwoty wynagrodzeń pracowników. Z tego względu korporacje decydują się na powierzenie procesu utylizacji dokumentów księgowych profesjonalnej firmie, która wykona go rzetelnie, z użyciem dedykowanego sprzętu. Często decyzja taka podyktowana jest już samą ilością dokumentów, których zniszczenie, np. przy użyciu sprzętu biurowego, zajęłoby mnóstwo czasu – zwłaszcza jeśli do zniszczenia są setki segregatorów. Warto wskazać, że utylizacja dokumentów księgowych innych nośników danych może być po prostu kłopotliwa, a niekiedy i niemożliwa do skutecznego przeprowadzenia. Niektóre firmy, w których obrót dokumentami jest bardzo duży, od początku podejmują współpracę z konkretną firmą, która dostarcza pojemniki do przechowywania niepotrzebnych dokumentów w przedsiębiorstwie czy organizacji, a następnie po zabezpieczeniu przewozi do miejsca, w którym odbędzie się niszczenie dokumentów księgowych.

Utylizacja dokumentów księgowych – jak przebiega?

Daje się wskazać ogólny schemat związany z procedurą niszczenia dokumentów księgowych. W SAWO recykling kolejne etapy obejmują:

  1. Złożenie zamówienia przez klientów wraz ze wstępną wyceną (zapraszamy do kontaktu poprzez nasz formularz lub telefonicznie).
  2. Przyjęcie zlecenia i wskazanie konkretnego terminu i sposobu odbioru dokumentów księgowych do zniszczenia.
  3. Sprawdzenie wagi dokumentów, odpowiednie ich zabezpieczenie oraz przewiezienie ich do siedziby firmy.
  4. Niszczenie dokumentów księgowych przy użyciu profesjonalnych niszczarek.
  5. Sporządzenie protokołu, będącego potwierdzeniem zniszczenia dokumentów księgowych.

Protokół zniszczenia dokumentów księgowych

Jako potwierdzenie niszczenia dokumentów klienci otrzymują protokół. Druk zawiera informacje takie jak:

  • numer dokumentu,
  • data sporządzenia dokumentu
  • data zniszczenia dokumentów księgowych,
  • ilość zniszczonych towarów,
  • podpis osoby sporządzającej potwierdzenie niszczenia dokumentów księgowych.

Na życzenie możemy dostarczyć wideo ilustrujące proces utylizacji dokumentacji księgowych.

Utylizacja dokumentów księgowych: dlaczego warto zaufać profesjonalnej firmie?

Powierzenie obowiązku niszczenia dokumentów księgowych profesjonalnej firmie pozwala na zaoszczędzenie czasu, ale daje też gwarancję przeprowadzenia procedury w oparciu o najwyższe standardy i przepisy prawa (np. RODO). Warto również wiedzieć, że makulatura odzyskana z procesu utylizacji dokumentów księgowych często zostaje ponownie wykorzystana w procesie recyklingu i może posłużyć, np. do produkcji papieru. Warto przez złożeniem zlecenia dotyczącego niszczenia dokumentów księgowych sprawdzić rzetelność danego wykonawcy, a także ustalić z nim wszelkie szczegóły. W SAWO Recykling chętnie odpowiemy na wszystkie pytania – zapraszamy do kontaktu.

Masz zbędne dokumenty do zniszczenia?

Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz zgłoszeniowy!