Temat dotyczący klas tajności niszczenia dokumentów jest niewątpliwie znany podmiotom publicznym takim jak szkoły, szpitale czy urzędy, oraz prywatnym firmom. Przyjrzyjmy się, czym są owe klasy tajności niszczenia dokumentów i dlaczego jest to nieodłączna część składowa instytucji i przedsiębiorstw.
Klasy tajności niszczenia dokumentów to temat niewątpliwie dotyczący podmiotów publicznych takich jak szkoły, szpitale czy urzędy, oraz prywatnym firmom. Przyjrzyjmy się, czym są owe klasy tajności niszczenia dokumentów i dlaczego jest to nieodłączna część składowa instytucji i przedsiębiorstw.
Bezpieczny proces niszczenia dokumentów odbywa się według ustalonych, międzynarodowych norm. Zakwalifikowanie dokumentu do odpowiedniej klasy wiąże się z właściwym przechowywaniem go oraz niszczeniem. Dotyczy to oczywiście każdego dokumentu zawierającego jakiekolwiek dane osobowe. Nowelizacja przepisów oznacza nowe obowiązki instytucji i przedsiębiorców w zakresie ochrony danych osobowych.
Międzynarodowa norma ISO/IEC 21964, która jest nawiązaniem do niemieckiej normy DIN 66399, reguluje kwestie związane z niszczeniem dokumentów według przepisów o ochronie danych osobowych. W normie ISO/IEC 21964 znajdujemy zapis, który mówi, że informacje zawierające dane osobowe, dane wrażliwe i poufne są nierozerwalnie związane z jej nośnikiem – może to być kartka papieru, dysk lub pendrive. Norma ISO/IEC 21964 określa zasady niszczenia tych dokumentów uwzględniając rodzaj nośnika, na którym zapisano dane. Norma ujednolica cały proces niszczenia danych i zaznacza, że zniszczonych danych nie może dać się ponownie odczytać.
Norma doprecyzowuje rozmiar, jaki powinny mieć ścinki dokumentów, odpowiednio do stopnia tajności zapisanych na nich danych. Zasady opisane w normie ISO/IEC 21964 obowiązują wszystkie podmioty i osoby przetwarzające dane oraz niszczące je we własnym zakresie lub na zlecenie innych podmiotów. Przepisy mają szczególne znaczenie dla producentów niszczarek, firm świadczących usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów oraz osób, które są odpowiedzialne za niszczenie dokumentów w firmie.
Norma DIN 32757 dotyczyła tylko papierowych dokumentów, więc w związku z upowszechnieniem nośników cyfrowych trzeba było wprowadzić zmiany. W 2012 roku, normę DIN 32757 zastąpiono normą DIN 66399. Uwzględnia ona trzy klasy tajności niszczenia dokumentów.
Dotyczy dokumentów wewnętrznych, dostępnych dla szerszego grona odbiorców, m.in. notatek, obwieszczeń, listów, spersonalizowanych reklam, których ujawnienie mogłoby doprowadzić do naruszenia wizerunku firmy.
Dotyczy dokumentów poufnych, przeznaczonych dla wąskiego grona odbiorców. Znajdzie się tutaj m.in. korespondencja ofertowa czy dane osobowe, których ujawnienie mogłoby zepsuć firmie reputację oraz naruszyć umowy prawne.
Dotyczy dokumentów tajnych, jak sprawozdania, dane finansowe czy dokumenty dotyczące badań i rozwoju (R&D), których ujawnienie mogłoby narazić firmę na poważne straty i spadek zaufania, a także naruszyłoby przepisy prawa, tajemnice handlowe i umowy z partnerami.
Rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych (RODO), które weszło w życie w 2018 roku nie kłóci się z normą DIN obejmującą klasy tajności niszczenia dokumentów.
Firmy wyspecjalizowane w profesjonalnym niszczeniu dokumentów takiej jak SAWO Recykling są w stanie przestrzegać warunków zawartych zarówno w RODO, jak i w normie DIN 66399.
Norma DIN 66399 definiuje trzy klasy ochrony danych: podstawową (P), normalną (N) i wysoką (H), które odpowiadają różnym stopniom poufności. Stopnie bezpieczeństwa odnoszą się do metod niszczenia dokumentów zawierających dane, gdzie np. dla klasy P1 oznacza to pocięcie na paski o szerokości do 12 mm, dla N1 to już mniejsze paski o szerokości do 6 mm, a dla H5 nawet mikropocięcie na elementy o powierzchni nie większej niż 2 mm². Te klasy i stopnie zapewniają skalowalność odpowiedniej ochrony danych, adekwatnej do ich poufności i ryzyka dostępu nieautoryzowanego.
Park maszynowy SAWO Recykling pozwala spełnić wymagania normy DIN 66399 niszcząc dokumenty przy zapewnieniu 3. i 4. stopnia bezpieczeństwa, a proces belowania daje możliwość osiągnięcia dodatkowo 5. stopnia w 3. klasie ochrony.
Czy wiesz, których dokumentów możesz bezpiecznie pozbyć się w 2024 roku, a które powinieneś zachować? Przechowywanie dokumentacji firmowej to ważny obowiązek każdego przedsiębiorcy, a terminy przechowywania są precyzyjnie określone przez przepisy prawne. Z tego artykułu dowiesz się, jakie dokumenty można zniszczyć w 2024 roku, a jakie należy zachować, oraz jak można zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem.
BDO to Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Sprawdź, kto jest zobowiązany do rejestracji w BDO, a kto jest zwolniony z tego obowiązku. Dowiedz się, jakie są konsekwencje braku rejestracji w BDO, jak zarejestrować się krok po kroku i ile trzeba za to zapłacić. W artykule przygotowaliśmy najważniejsze informacje dotyczące BDO.
Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!
