Które dokumenty można, a które trzeba zniszczyć w 2024 roku?

Które dokumenty trzeba zniszczyć w 2024?

W erze coraz bardziej zdygitalizowanego świata, dokumentacja papierowa nadal pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu wielu firm i instytucji. Niemniej, w miarę upływu czasu, wiele z tych dokumentów traci na znaczeniu i staje się zbędna, a ich dalsze przechowywanie może stanowić zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa danych. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna zwracać uwagę na konieczność właściwego i bezpiecznego niszczenia dokumentów.

Niszczenie dokumentów jest nie tylko kwestią bezpieczeństwa, ale również wymogiem prawnym, mającym na celu przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Warto zatem dowiedzieć się, ile czasu należy przechowywać poszczególne dokumenty oraz które z nich trzeba zniszczyć w 2024 roku.

Dokumentacja dla urzędu skarbowego stanowi kluczową część archiwum każdej firmy, obejmującą nie tylko faktury i rachunki, ale także roczne deklaracje podatkowe, jak PIT czy VAT, oraz ewidencje. Wymóg przechowywania tych dokumentów wynosi 5 lat, liczonych od zakończenia roku podatkowego, w którym termin płatności zobowiązania wygasł. W praktyce oznacza to, że termin ten może zostać przedłużony do 6 lat.

Dokumenty z lat do 2017 mogą być zniszczone w 2024 roku. Jednakże sytuacja wygląda inaczej dla dokumentacji z 2018 roku dotyczącej urzędu skarbowego, gdzie termin płatności upłynął 30 kwietnia 2019 roku – ta dokumentacja powinna być przechowywana aż do końca kalendarzowego 2024 roku.

Ważne jest również zwrócenie uwagi na ewentualne okoliczności, które mogą wydłużyć okres przechowywania dokumentacji, co można znaleźć w art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa.

Jeśli chodzi o dokumentację ZUS, taką jak ZUS ZUA, ZUS ZWUA lub ZUS DRA, termin przechowywania wynosi 5 lat od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, dotyczy to dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 roku.

Poniżej znajdziesz wykaz konkretnych dokumentów, które można zniszczyć w 2024 roku, wraz z zasadami dotyczącymi ich likwidacji.

Dokumenty księgowe

• księgi rachunkowe – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wygasł termin płatności podatku (lub zaległości podatkowej, w przypadku gdy termin przedawnienia został wydłużony),
• dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych – należy zachować przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą,
• dokumenty związane z pobieraniem podatku w ramach pełnienia funkcji płatnika – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wygasł termin płatności podatku,
• dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi – należy zachować przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności składek,
• dokumenty związane z rozliczeniami VAT – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wygasł termin płatności podatku VAT.

Sprawdź naszą usługę niszczenia dokumentów księgowych.

Dokumentacja kadrowa

• dokumenty dotyczące rekrutacji i selekcji pracowników – należy przechowywać przez okres 1 roku od daty zakończenia procesu rekrutacyjnego,
• dokumenty szkoleniowe pracowników – należy przechowywać przez okres 5 lat od daty zakończenia szkolenia,
• dokumentacja dotycząca podwyżek wynagrodzeń – należy zachowywać przez 5 lat od daty przyznania podwyżki,
• dokumenty dotyczące awansów i zmian stanowiska – należy przechowywać przez 5 lat od daty awansu lub zmiany stanowiska.

Dokumenty biznesowe

• umowy handlowe – należy zachować przez okres 10 lat od daty zakończenia obowiązywania umowy,
• faktury VAT – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym termin płatności podatku VAT wygasł,
• reklamacje i zwroty towarów – należy przechowywać przez okres 5 lat od daty zakończenia procedury reklamacyjnej lub zwrotu towaru.

Sprawdź naszą usługę niszczenia dokumentów firmowych.

Dokumentacja techniczna

• instrukcje obsługi oraz karty gwarancyjne – należy zachować przez okres 5 lat od daty zakupu urządzenia lub sprzętu,
• dokumenty, które wiążą się z naprawami i konserwacją urządzeń lub sprzętu – należy przechowywać przez 5 lat od daty zakończenia prac naprawczych lub konserwacyjnych.

Inne dokumenty

• dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym termin rozliczenia wyjazdu wygasł,
• dokumenty związane z reprezentacją – należy zachować przez okres 5 lat od daty zakończenia imprezy reprezentacyjnej,
• dokumenty reklamowe – należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia kampanii reklamowej.

Zanim przystąpisz do likwidacji dokumentów, koniecznie sprawdź, czy nie są one niezbędne do celów dowodowych lub rozliczeniowych. Ważne jest, aby zachować ostrożność i nie usunąć dokumentów, które mogą być potrzebne w przyszłości do udowodnienia pewnych zdarzeń czy transakcji.

Pamiętaj o bezpiecznym zniszczeniu dokumentów, aby zapobiec potencjalnemu wykorzystaniu ich przez nieupoważnione osoby. Stosując się do zasad bezpieczeństwa, uniemożliwisz dostęp do poufnych informacji zawartych w dokumentacji, takich jak dane osobowe czy informacje finansowe, chroniąc w ten sposób zarówno swoje interesy, jak i interesy swoich klientów czy partnerów biznesowych.

Które dokumenty można zniszczyć w 2024?

Ogólnie rzecz biorąc, większość dokumentów firmowych, które obejmują dokumentację sięgającą roku 2015, mogą zostać bezpiecznie zniszczone w bieżącym roku. Niemniej jednak, należy pamiętać o dokładnym zapoznaniu się z postanowieniami art. 70 ustawy Ordynacja Podatkowa, aby być świadomym ewentualnych okoliczności wydłużających okres przechowywania dokumentacji.

Jeśli zależy nam na utylizacji dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, warto skorzystać z usług specjalistycznych firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów dla przedsiębiorstw.

W przypadku długotrwałego przechowywania i bardziej efektywnego zarządzania dokumentacją, warto rozważyć możliwość archiwizacji, digitalizacji oraz systematycznego zarządzania zasobami dokumentacyjnymi. Dzięki temu nie tylko zyskujemy więcej przestrzeni w naszych archiwach, ale także upraszczamy procesy wyszukiwania potrzebnych dokumentów, co przekłada się na zwiększenie efektywności pracy całego zespołu.

Jak można zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem?

Kiedy nadchodzi czas pozbycia się starych dokumentów firmowych, ważne jest, aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Przede wszystkim należy zaznajomić się z wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz sposobami ich niszczenia.

W świetle prawa, niszczenie dokumentów odbywa się na kilka sposobów, które są regulowane zarówno przez RODO, jak i międzynarodowe normy, takie jak ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399. Normy te precyzują zasady dotyczące niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, określając między innymi rodzaj nośnika danych oraz klasyfikację tajności. W ten sposób regulują, jakie środki należy podjąć, aby dokumenty były nie do odzyskania.

Jednym z głównych aspektów niszczenia dokumentów jest również zachowanie zgodności z określonymi terminami przechowywania dokumentacji. Na przykład dokumenty księgowe takie jak księgi podatkowe czy rejestry VAT muszą być przechowywane przez określony czas, po którym mogą zostać zniszczone.

Jeśli chodzi o metody niszczenia dokumentów, istnieją różne opcje. Można skorzystać z usług profesjonalnych firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów, które zagwarantują, że proces będzie przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Alternatywnie, można użyć własnej niszczarki do papieru lub zniszczyć dokumenty poprzez spalenie. W przypadku większej ilości dokumentacji, zwłaszcza w firmach, korzystanie z usług zewnętrznych firm jest zwykle preferowanym rozwiązaniem, zapewniającym pełne przestrzeganie prawa.

Podsumowując, niszczenie dokumentów zgodnie z przepisami prawnymi wymaga starannego zapoznania się z obowiązującymi regulacjami oraz wykorzystania odpowiednich metod, które będą spełniały wymogi ochrony danych osobowych i zapewnią, że dokumenty zostaną zniszczone w sposób bezpieczny i nieodwracalny.

Nasza firma, świadoma znaczenia prawidłowego niszczenia dokumentów, oferuje profesjonalne usługi w tym zakresie. Dysponujemy zaawansowanymi technologiami oraz doświadczonym personelem, co gwarantuje nie tylko skuteczność, ale także pełne przestrzeganie obowiązujących przepisów. Dzięki naszemu wsparciu, można mieć pewność, że proces niszczenia dokumentów będzie zgodny z prawem i przeprowadzony w sposób bezpieczny dla danych osobowych.