SAWO Recykling > Dokumenty > Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – jak robić to poprawnie?

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – jak robić to poprawnie?

19 września 2023

Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, które weszło w życie w 2018 roku, wiele zmieniło w naszym codziennym funkcjonowaniu. Wśród nowych przepisów znalazły się też te dotyczące niszczenia dokumentów. Przestrzeganie ich jest niezwykle istotne, ponieważ może uchronić firmę oraz osoby fizyczne przed dużymi karami. Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO Celem RODO jest nie tylko […]

Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, które weszło w życie w 2018 roku, wiele zmieniło w naszym codziennym funkcjonowaniu. Wśród nowych przepisów znalazły się też te dotyczące niszczenia dokumentów. Przestrzeganie ich jest niezwykle istotne, ponieważ może uchronić firmę oraz osoby fizyczne przed dużymi karami.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO

Celem RODO jest nie tylko zapewnienie mieszkańcom Unii Europejskiej lepszej kontroli nad ich danymi osobowymi, ale również ujednolicenie przepisów, które umożliwią firmom ograniczenie biurokracji. Rozporządzenie zaktualizowało stare przepisy, żeby dostosować je do wyzwań XXI wieku, a w szczególności do zagrożeń związanych z nowoczesnymi technologiami.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO określa art. 4 pkt. 2 rozporządzenia, który mówi o „przetwarzaniu”, czyli operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Chodzi tu zarówno o zbieranie, przeglądanie czy rozpowszechnianie danych, jak i o usuwanie ich lub niszczenie. Taka procedura wymaga zachowania zasad bezpieczeństwa, aby niszczone dane nie były w żaden sposób zagrożone.

strzępki dokumentów w niszczarce

Procedura niszczenia dokumentów zgodnie z RODO

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO zakłada, że utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe będzie odbywała się w odpowiednich warunkach i w odpowiedni sposób, aby nie dopuścić do naruszenia przepisów. Rozporządzenie doprecyzowuje sposoby niszczenia dokumentów.

Faktem jest, że aby zniszczyć dane, musimy zniszczyć nośnik, na którym te dane się znajdują. Należy to zrobić tak, aby ponowne odtworzenie ich nie było możliwe. W przypadku danych wrażliwych na pewno nie wystarczy zwykła biurowa niszczarka do papieru. Papier to zresztą nie jedyny nośnik informacji. Znajdują się one również na dyskach zewnętrznych, pendrive’ach, płytach CD czy kartach chip.

Procedura niszczenia dokumentów zgodnie z RODO zakłada zatem, że osoba podejmująca się przetwarzaniu danych – niszczeniu będzie znała również inne przepisy, które uzupełniają rozporządzenie o ochronie danych osobowych i w najdrobniejszych szczegółach określają, jak ma wyglądać zniszczony dokument.

Wśród takich przepisów znajdują się dwie międzynarodowe normy, chodzi o ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399. W pierwszej znajdziemy zasady niszczenia dokumentów z danymi wrażliwymi, które uwzględnia ich nośnik. W normie wyodrębniono trzy części niszczenia dokumentów, w których znalazły się definicje i zasady niszczenia nośników informacji, wymagania dotyczące urządzeń przeznaczonych do niszczenia dokumentów oraz samego przebiegu niszczenia. Druga wymieniona norma uwzględnia trzy klasy tajności niszczenia dokumentów, które obejmują dokumenty wewnętrzne, czyli te przeznaczone dla szerokiego grona odbiorców oraz dokumenty poufne i tajne, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na poważne straty i spadek zaufania, a także naruszyłoby przepisy prawa, tajemnice handlowe i umowy z partnerami.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – czy można zrobić to samodzielnie?

Na pewno niektóre dokumenty zawierające dane osobowe możemy zniszczyć samemu za pomocą odpowiedniej niszczarki. Pozornie może się wydawać, że zachowamy wtedy pełną kontrolę nad procesem. Problem może pojawić się wtedy, kiedy ilość danych w formie papierowej jest bardzo duża. Kolejnym minusem jest konieczność zakupienia drogiego sprzętu oraz brak potwierdzenia, że zrobiliśmy to zgodnie z RODO. Może się bowiem zdarzyć, że ktoś zainteresowany zakwestionuje proces usuwania przez nas danych wrażliwych. A co w przypadku innych niż papierowe nośników danych?

Korzystanie z pomocy firm wyspecjalizowanych w fizycznym niszczeniu dokumentów jest najwygodniejszym rozwiązaniem. Podpisujemy umowę, przekazujemy dokumenty w do niszczenia i odbieramy protokół. Profesjonaliści dysponują przede wszystkim właściwym sprzętem do niszczenia dokumentów zgodnym z normą DIN 66399 i dobrze orientują się w klasach tajności niszczenia dokumentów, dlatego zadbają, aby każdy dokument z danymi wrażliwymi został zniszczony zgodnie z RODO.

Czytaj również

06 maja 2024

Niszczenie dokumentów w niszczarce a RODO

Przechowywanie i zarządzanie danymi jest nieodłącznym elementem życia osobistego i korporacyjnego, a ochrona prywatności stała się kwestią kluczową. Wprowadzenie rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO w Unii Europejskiej w maju 2018 roku przekształciło sposób, w jaki firmy i instytucje przechodzą przez proces gromadzenia, przetwarzania i usuwania danych osobowych. W tym kontekście bezpieczne niszczenie dokumentów staje się nie tylko procedurą administracyjną, ale również wymogiem prawno-etycznym.

15 kwietnia 2024

Które dokumenty można, a które trzeba zniszczyć w 2024 roku?

Czy wiesz, których dokumentów możesz bezpiecznie pozbyć się w 2024 roku, a które powinieneś zachować? Przechowywanie dokumentacji firmowej to ważny obowiązek każdego przedsiębiorcy, a terminy przechowywania są precyzyjnie określone przez przepisy prawne. Z tego artykułu dowiesz się, jakie dokumenty można zniszczyć w 2024 roku, a jakie należy zachować, oraz jak można zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem.

Masz zbędne dokumenty do zniszczenia?

Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!