SAWO Recykling > Dokumenty > Procedura niszczenia dokumentów – jak powinna wyglądać? Krok po kroku

Procedura niszczenia dokumentów – jak powinna wyglądać? Krok po kroku

19 września 2023

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie dane i informacje mają ogromną wartość, odpowiednie zarządzanie dokumentami oraz ochrona poufnych informacji stały się niezwykle ważnymi elementami funkcjonowania firm, organizacji i instytucji. Procedura niszczenia dokumentów odgrywa kluczową rolę w tym procesie, zapewniając skuteczne i bezpieczne pozbycie się informacji, które nie są już potrzebne. Sprawdźmy, jak powinna wyglądać kompleksowa procedura […]

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie dane i informacje mają ogromną wartość, odpowiednie zarządzanie dokumentami oraz ochrona poufnych informacji stały się niezwykle ważnymi elementami funkcjonowania firm, organizacji i instytucji. Procedura niszczenia dokumentów odgrywa kluczową rolę w tym procesie, zapewniając skuteczne i bezpieczne pozbycie się informacji, które nie są już potrzebne. Sprawdźmy, jak powinna wyglądać kompleksowa procedura niszczenia dokumentów krok po kroku.

Dlaczego procedura niszczenia dokumentów jest tak istotna?

Procedura niszczenia dokumentów odgrywa istotną rolę z kilku powodów, zarówno w kontekście ochrony danych osobowych, jak i ogólnego zarządzania informacją w organizacjach. Wiele dokumentów zawiera poufne informacje, takie jak dane osobowe, numery identyfikacyjne, adresy, numery kont bankowych itp. Ujawnienie tych dokumentów może narażać osoby na ryzyko kradzieży tożsamości, oszustw finansowych i innych naruszeń prywatności, dlatego też powstały przepisy, które nakładają obowiązek na organizacje, aby odpowiednio zarządzały i chroniły poufne informacje. Polskę obowiązują międzynarodowe normy ISO/IEC 21964 i DIN 66399 oraz RODO. Niewłaściwe zarządzanie dokumentami może prowadzić do sytuacji, w których organizacja staje się podatna na roszczenia prawne ze strony osób lub firm, których dane lub informacje znajdowały się w dokumentach, które wyciekły lub zostały wykorzystane w sposób nieuprawniony.

stos dokumentów na biurku

Procedura niszczenia dokumentów krok po kroku

Krok 1: Identyfikacja dokumentów
Pierwszym krokiem w procesie niszczenia dokumentów jest identyfikacja tych, które spełniły swoją rolę lub zawierają poufne informacje, a których już nie potrzebujemy. Warto przeprowadzić przegląd archiwum i skatalogować dokumenty według ich rodzaju oraz stopnia poufności.

Krok 2: Klasyfikacja dokumentów
Klasyfikacja dokumentów ma kluczowe znaczenie, ponieważ różne dokumenty mogą wymagać różnych poziomów ochrony. Dokumenty można podzielić na kategorie według ich charakteru, daty czy też stopnia poufności. To pomoże zastosować odpowiednie metody niszczenia dla każdej kategorii.

Krok 3: Wybór metody niszczenia
Na tym etapie należy zdecydować, jaką metodę niszczenia zastosować. Wybór zależy od rodzaju dokumentów oraz standardów bezpieczeństwa. Do najpopularniejszych metod należą niszczenie mechaniczne (rozdrabnianie), niszczenie chemiczne, niszczenie poprzez spalenie oraz niszczenie elektroniczne dla dokumentów cyfrowych.

Zasady niszczenia dokumentów uwzględniające rodzaj nośnika, na którym zapisano dane określa międzynarodowa norma ISO/IEC 21964. Norma ujednolica cały proces niszczenia danych i zaznacza, że zniszczonych danych nie może dać się ponownie odczytać.

Norma ISO/IEC 21964 określa 3 części niszczenia dokumentów:

  • Część I uściśla definicje i zasady niszczenia nośników informacji.
  • Część II omawia wymagania dotyczące urządzeń przeznaczonych do niszczenia dokumentów.
  • Część III dotyczy samego przebiegu procesu niszczenia.

6 kategorii nośników według normy ISO/IEC 21964:

  • oryginalny rozmiar informacji (np. papier, zdjęcie rentgenowskie) – klasa P,
  • optyczne nośniki danych (np. płyty CD czy DVD) – klasa O,
  • magnetyczne nośniki danych (np. dyskietki, karty z paskiem magnetycznym) – klasa T,
  • dyski twarde – klasa H,
  • dane zapisane na małych nośnikach (np. klisze, mikrofilmy) – klasa F
  • elektroniczne nośniki danych (np. karty chip, USB) – klasa E.

Norma doprecyzowuje rozmiar, jaki powinny mieć ścinki dokumentów, odpowiednio do stopnia tajności zapisanych na nich danych. Zasady opisane w normie ISO/IEC 21964 obowiązują wszystkie podmioty i osoby przetwarzające dane oraz niszczące je we własnym zakresie lub na zlecenie innych podmiotów. Przepisy mają szczególne znaczenie dla producentów niszczarek, firm świadczących usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów oraz osób, które są odpowiedzialne za niszczenie dokumentów w firmie.

Krok 4: Przygotowanie dokumentów
Przed przystąpieniem do niszczenia dokumentów, warto je odpowiednio przygotować. Oznacza to usunięcie spinaczy, klipsów i innych elementów, które mogą utrudnić proces niszczenia.

Krok 5: Bezpieczne niszczenie
Teraz przyszedł czas na sam proces niszczenia dokumentów. W zależności od wybranej metody, można przeprowadzić niszczenie mechaniczne, chemiczne lub poprzez spalenie. Należy pamiętać o zachowaniu wszystkich wymogów bezpieczeństwa oraz norm przepisów prawnych.

Krok 6: Weryfikacja zniszczenia
Po zakończeniu procesu niszczenia, zaleca się dokładną weryfikację. W przypadku metod chemicznych czy spalania, można przeprowadzić kontrolę, czy dokumenty zostały skutecznie zniszczone i nie pozostały czytelne fragmenty.

Krok 7: Dokumentacja
Każdy etap procedury niszczenia dokumentów powinien być dokładnie udokumentowany, co jest ważne dla kontroli. Dokumentacja powinna zawierać daty, rodzaje dokumentów, zastosowane metody oraz inne istotne szczegóły.

Krok 8: Zarządzanie odpadami
Pozostałe fragmenty zniszczonych dokumentów powinny być odpowiednio zutylizowane. To zapobiega ewentualnemu odzyskaniu informacji oraz przyczynia się do zrównoważonej praktyki ekologicznej.

Krok 9: Zgodność z przepisami
W całym procesie kluczowe jest przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz standardów branżowych. Procedura niszczenia dokumentów powinna być zgodna z wymogami ochrony danych oraz bezpieczeństwa informacji. Należy postępować zgodnie z międzynarodowymi normami ISO/IEC 21964 i DIN 66399, a także RODO.

pocięty dokument na długie paski

Jak sprawdzić, czy procedura niszczenia dokumentów jest zgodna z RODO?

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO określa art. 4 pkt. 2 rozporządzenia, który mówi o “przetwarzaniu”, czyli operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Chodzi tu zarówno o zbieranie, przeglądanie czy rozpowszechnianie danych, jak i o usuwanie ich lub niszczenie. Taka procedura wymaga zachowania zasad bezpieczeństwa, aby niszczone dane nie mogły być ponownie odzyskane.

Procedura niszczenia dokumentów zgodnie z RODO zakłada jednak, że osoba podejmująca się utylizacji danych wrażliwych będzie znała również inne przepisy, które uzupełniają rozporządzenie o ochronie danych osobowych i w najdrobniejszych szczegółach określają, jak ma wyglądać zniszczony dokument. Wśród takich przepisów znajdują się wspomniane dwie międzynarodowe normy, chodzi o ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399.

Aby sprawdzić, czy procedura niszczenia dokumentów jest zgodna z RODO należy zatem zapoznać się przepisami RODO oraz uzupełniającymi je międzynarodowymi normami ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399. Należy upewnić się, że dokładnie wiemy, jakie dokumenty są niszczone, jakim sposobem i w jakim czasie. Musimy sprawdzić, czy istnieją uzasadnione cele i podstawy prawne (np. wykonywanie umowy, zgodność z przepisami) dla niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Należy pamiętać o bezpieczeństwie, aby niszczenie dokumentów nie narażało danych osobowych na ryzyko ujawnienia. To oznacza, że dokumenty powinny być niszczone w sposób, który uniemożliwia ich odzyskanie. Proces niszczenia dokumentów powinien być udokumentowany.

Dlaczego warto skorzystać z usług naszej firmy?

Skorzystanie z usług naszej firmy w zakresie niszczenia dokumentów przyniesie Państwu wiele korzyści. Dysponujemy zaawansowanymi technologiami i urządzeniami do niszczenia, co gwarantuje bardziej skuteczne i bezpieczne zniszczenie dokumentów. Jesteśmy świetnie zaznajomieni z aktualnymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych i prywatności, a nasze usługi są zaprojektowane w taki sposób, aby spełniać normy prawne. Mamy ogromne doświadczenie w zapewnianiu wysokiej jakości usług. Wiemy, że samodzielne niszczenie dokumentów może być czasochłonne, zwłaszcza w przypadku większych ilości dokumentów. Korzystając z usług naszej firmy, możecie Państwo zaoszczędzić czas i skoncentrować się na kluczowych działaniach swojej organizacji.

Dostarczymy Państwu dokumentację potwierdzającą, że dokumenty zostały zniszczone zgodnie z umową i przepisami.

Czytaj również

21 lutego 2024

Co to jest BDO, kogo dotyczy, kto musi się rejestrować?

BDO to Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Sprawdź, kto jest zobowiązany do rejestracji w BDO, a kto jest zwolniony z tego obowiązku. Dowiedz się, jakie są konsekwencje braku rejestracji w BDO, jak zarejestrować się krok po kroku i ile trzeba za to zapłacić. W artykule przygotowaliśmy najważniejsze informacje dotyczące BDO.

12 lutego 2024

Gospodarowanie odpadami w firmie – jak to robić poprawnie?

Przedsiębiorstwa są dziś odpowiedzialne nie tylko za swoje produkty i usługi, ale również za środowisko, w którym działają. Gospodarowanie odpadami w firmie stało się kluczowym elementem strategii zrównoważonego rozwoju. 

Masz zbędne dokumenty do zniszczenia?

Zadzwoń do nas lub wypełnij formularz bezpłatnej wyceny!